Haal meer business binnen met Bookings in Office 365

Afspraken plannen met klanten kan veel tijd kosten.

Het begint met heen-en-weer e-mailen, dan komt de telefoon erbij en voor u het weet is de dag voorbij. Zonde, want u had die dag ook belangrijk werk kunnen uitvoeren om uw business te laten groeien. Om afspraken plannen simpeler en efficiënter te maken voor u, uw collega’s en uw klanten, introduceert Office 365 de dienst Microsoft Bookings.

microsoft-bookings-office-365

Klanten kunnen direct online boeken

Met Bookings creëert u de mogelijkheid voor klanten om direct een afspraak met u te plannen, zonder dat u hiervoor aanwezig hoeft te zijn om de telefoon op te pakken of op een e-mail te reageren. U krijgt een webpagina die u direct kunt gebruiken. De klant kiest de gewenste dienst en afhankelijk van de beschikbaarheid die u opgeeft komen dagen en tijden beschikbaar waaruit de klant kan kiezen. Na het invullen van de gevraagde informatie is de afspraak ingepland!

De pagina is geoptimaliseerd voor zowel desktop als mobiele apparaten. U kunt ‘m als link toevoegen in e-mails of op uw website of Facebookpagina plaatsen.

office-365-microsoft-bookings-1Klanten kunnen alle apparaten gebruiken om een afspraak te maken

Minder gemiste afspraken met bevestigingen en herinneringen

Niets is vervelender dan wanneer een klant niet komt opdagen voor een afspraak. Om de kans hierop te verkleinen kan Bookings een e-mailbevestiging sturen naar de klant direct na de boeking, met een link om de afspraak in de agenda toe te voegen. Omdat we allemaal weten hoe druk we soms kunnen zijn, moeten we soms herinnerd worden aan zaken. Daarom kan Bookings een herinneringsmail sturen, precies op het moment dat u zelf wilt.

Gemakkelijk afspraken wijzigen of annuleren

Hoe belangrijk een afspraak ook, soms komen er zaken tussendoor waardoor een en ander omgezet moet worden. Met Bookings kan de klant dit gelukkig helemaal zelf. Door te klikken in de link die u in de bevestigingsmail heeft meegestuurd komt de klant terug op de pagina, waar een andere dag en/of tijd gekozen kan worden of de afspraak kan worden geannuleerd. Wilt u last-minute annuleringen voorkomen? Geen probleem, u heeft de controle over de periode waarbinnen een afspraak afgezegd kan worden, of dat nu een uur of een week is.

office-365-microsoft-bookings-2Uw klanten kunnen simpel een boeking omzetten of annuleren.

Beheer uw boekingen en klantinformatie waar u wilt

Alle boekingen zijn terug te vinden in een gecentraliseerde kalender die u een compleet overzicht geeft van de komende boekingen. Afspraken omzetten, afzeggen of aan een collega toekennen is zo geregeld. Als u in gesprek bent met een klant gebruikt u een speciale view om te zien welke collega op een bepaald moment beschikbaar is.

office-365-microsoft-bookings-3Bookings provides a clear view of your staff’s daily schedule on the web and mobile.

Bookings geeft u ook een klantenlijst om gemakkelijk met hen in contact te blijven. Iedere keer dat een klant een afspraak maakt via de afsprakenpagina (of wanneer u zelf een afspraak toevoegt voor de klant in de kalender) wordt deze klant toegevoegd en bewaard in een speciale lijst in de applicatie.

Alle mogelijkheden van Bookings zijn beschikbaar via het web en kunnen gemakkelijk bereikt worden vanuit de navigatiebalk in Office 365. Er is tevens een mobiele app in de maak, zodat u met een paar klikken de boekingen ook kunt beheren als u even niet achter uw computer zit.

office-365-microsoft-bookings-4
Get appointment details and customer information in the Bookings app.

Automatisch afspraken toevoegen in kalender van collega

Een afspraak vergeten is niet enkel voorbehouden aan klanten; ook uw collega’s kunnen in de hectiek van de dag een afspraak missen. Daarom voegt Bookings automatisch de nieuwe of geüpdatete boekingen toe aan de kalender van uw collega in Office 365. Gebruikt u geen Office 365 maar een andere kalender-oplossing zoals Outlook.com of Google Calendar? Geen probleem, ook daar integreert Booking prima mee.

U wilt uw business laten groeien, wij willen met u meegroeien

U werkt hard om uw business uit te breiden en Bookings wil daar graag aan meehelpen. U kunt verschillende pagina’s aanmaken en nieuwe collega’s toevoegen naarmate uw organisatie groeit. Er zijn geen extra kosten voor het aanmaken van nieuwe pagina’s en nieuwe collega’s hebben geen Office 365 abonnement nodig.

Hoe kan ik Bookings gebruiken?

De Microsoft Bookings module wordt binnenkort beschikbaar voor het Office 365 Business Premium abonnement. Zodra deze in uw account beschikbaar is, kan iedereen met dit abonnement Bookings terugvinden in het overzicht met beschikbare applicaties. Het is niet nodig om ook uw e-mail via Office 365 te activeren.

office-365-microsoft-bookings-5

Als u dit momenteel naar tevredenheid heeft ingeregeld via een ander platform, of u bent er nog niet aan toe om deze om te zetten naar Office 365, kunt u Bookings gebruiken naast uw bestaande e-maildienst. Met Bookings houdt u extra tijd over om u op uw core business te richten en vermindert u het aantal gemiste afspraken.

Veelgestelde vragen over Microsoft Bookings

Wanneer wordt Bookings beschikbaar?
Als u een Office 365 Business Premium abonnement afneemt zal deze functie binnen enkele maanden beschikbaar komen.

Met welke Office 365 abonnementen kan ik Bookings gebruiken?
Bookings komt beschikbaar met een Office 365 Business Premium abonnement. Later dit jaar zal ook Office 365 Enterprise E3 worden uitgebreid met Bookings.

Hebben al mijn collega’s een Office 365 abonnement nodig?
Nee. U heeft één Office 365 Business Premium abonnement nodig om Bookings aan te maken en in te richten. Uw collega’s kunnen iedere willekeurige e-maildienst gebruiken.

Hoe kan ik mijn afspraken beheren als ik niet op kantoor ben?
In de komende maanden wordt hard gewerkt aan een Microsoft Bookings app voor uw mobiele apparaat, zodat u waar u maar wilt alle boekingen kunt bekijken en beheren. Ook de klantinformatie zal hierin beschikbaar zijn.

Hebben mijn klanten ook een Office 365 abonnement nodig?
Nee. Uw Bookings pagina is voor iedereen beschikbaar. Om een afspraak in te plannen hoeft uw klant enkel een naam en e-mailadres te hebben zodat Bookings de bevestiging en herinnering kan e-mailen.

Bestel nu Office 365 Business Premium